Image
ubeon-background-gradient-1920x1080.svg
Blogartikel
Nu de coronahoest voor velen onder ons iets is uit het verleden zien we dat mensen terug naar kantoor trekken om te werken en… om te vergaderen. Er bestaan diverse soorten vergaderingen: informatiemeetings, presentaties, brainstormsessies, kennismakingen, evaluatievergaderingen, overleg enz.

We hebben de gewoonte om voor elk van deze gebruik te maken van dezelfde — meestal steriele — vergaderruimtes. Nochtans is één van de grote voordelen van het fysiek bijeenbrengen van mensen in een gemeenschappelijke ruimte nu net dat we veel meer met die ruimte kunnen doen. De ruimte zelf is een resource die we niet onbenut mogen laten, zeker nu fysieke vergaderingen terug normaal worden.

Hier zijn drie leuke manieren om het meeste uit uw vergaderruimte te halen:

Versterk het groepsgevoel.

We kunnen profiteren van elkaars fysieke aanwezigheid om het groepsgevoel te versterken. Zorg dus voor, tijdens en na de meeting dat er voldoende ruimte en activiteiten zijn waar mensen met elkaar kunnen kennismaken, elkaar kunnen begroeten en ook informeel met elkaar kunnen spreken. Zeker na maanden van online en hybride meetings is de gelegenheid om elkaar ‘in het echt’ te kunnen zien voor vele mensen verfrissend en stimulerend. Zorg voor activiteiten die je samen moet doen:


Zorg voor Lego-blokjes en nodig mensen uit om zichzelf voor te stellen aan de hand van een eigen bouwsel
Maak samen een tekening op een flip of op de muur
Maak een groepsfoto



Inspiratieborden

Plaats inspiratieborden om de mensen in de meeting te inspireren en te stimuleren. Deze borden kunnen vervaardigd worden uit flip-charts, kaarten, posters, televisieschermen en monitoren. Een hartelijk “Welkom terug!” kan al een veelzeggende boodschap meegeven. Andere alternatieven zijn:


Een inspirerende quote
Een fotomontage waar alle mensen van het team op te zien zijn
Een leuke uitspraak die teamleden vaak maken
Schema’s, tekeningen
Een flip waar mensen vragen en/of ideeën kunnen opschrijven



Muurtechnieken

De muren van je vergaderruimte bieden een grote variatie aan mogelijkheden. Je kan de muren inzetten voor talrijke gezamenlijke en leuke processen waarbij alle teamleden kunnen meedoen en een bijdrage kunnen leveren.

De muren kunnen worden gebruikt als ijsbreker, inspiratieborden of verzamelplaatsen. Je kan ze ook gebruiken om samen een overzicht te maken voor projecten, processen, organisatie of het ontwikkelen van creatieve inhoud.

Zoals je zien kan je met minimale voorbereiding al heel wat doen om ervoor te zorgen dat mensen meteen een ander gevoel krijgen wanneer ze (terug) fysiek vergaderen. Dat geldt niet enkel voor de periode na het verplichte thuiswerken. Dat kan je altijd doen.

Op welke creatieve manieren kan je mensen nog stimuleren? Vertel het ons!

Leer nog meer brainstorming technieken

Er bestaan nog tientallen andere technieken om je meetings interessanter te maken, betrokkenheid te verhogen en creatieve output te genereren. Leer toegepaste technieken voor stimulerende vergaderingen tijdens onze opleiding “Facilitatietechnieken”.